Forsknings- og udviklingsprojekt

Nye Administrative Arbejdsformer på Esbjerg Rådhus

Deltagere fra Designskolen Kolding: Alexandra Harder Lindek
Signe Brøchner
Bjørn Grummesgaard Hagensen
Anne-Mette Hummel Holm

Projektperiode: maj 2021 - maj 2022
Projektledelse: Esbjerg Kommune
LAB: LAB for Socialt Design
LAB tema: Citizenship and Agency
Samarbejdspartnere: Esbjerg kommune

Baggrund

Fremtidens hybride arbejdskultur. Vi har alle været påvirket af den konstante forstyrrelse af den ‘normale’ arbejdsdag grundet COVID-19. På bagkant af flere nedlukninger, har opgaven for mange været at omdanne den hybride arbejdsplads fra ‘af nød’ til ‘med mål’ (Sundblad, 2021).

Om projektet

Den fleksibilitet, som vi oplevede og manifesterede igennem flere forskellige grader af nedlukning, er kommet for at blive. Det stiller nye krav til arbejdspladsen og arbejdskulturen, som grundlæggende må tage afsæt i de behov, der opstår på baggrund af de nye arbejdsformer (Sundblad, 2021).

Esbjerg Kommune og Designskolen Kolding har indgået partnerskabsaftale om udvikling af viden og anvendelse af design i udviklingen af velfærdsløsninger. Heraf er Designskolen Kolding blevet inviteret til at bidrage til projektet ‘Nye Administrative Arbejdsformer på Esbjerg Rådhus’, der netop omhandler, hvordan erfaringerne, fra coronatiden og tiden der lå før, kan konsolideres til fremtidens arbejdsplads.

Formål

Formålet med projektet er at skabe en moderne arbejdsplads til fremtidens velfærdsmedarbejder, med Esbjerg Rådhus som omdrejningspunkt for nye arbejdsformer, der indbefatter fleksibilitet, kreativitet, læring og vidensdeling i både online og fysiske møder med kollegaer og borgere.

Herunder er målet, at de to lokal-MED, Familiecentret og Voksenmyndighed, flytter ind på Esbjerg Rådhus.

Forandringsprocessen skal skabe kvalitative indsigter om medarbejdernes mange stemmer, forankret i forskellige funktioner med vægt på kultur, rum og arbejdspraksis. Herunder udvikles et kontekstspecifikt dialogværktøj, der skal belyse hverdagshistorier og visioner.

Indsigterne skal ligge til grund for anbefalinger til den overordnede struktur og placering af ressourcer på fremtidens rådhus.

Metoder og resultater

I tæt dialog med projektets styregruppe har vi planlagt en 3-faset samskabelsesproces, hvor vi har undersøgt de faktiske behov og potentialer på tværs af direktørområder – en proces som samtidig påbegyndte en fælles kulturforandring.

De 3 faser har givet en dybdegående viden omkring de enkelte arbejdspladser og de ressourcer, som er fælles for rådhusets medarbejdere. Vi har involveret medarbejdere fra forskellige stillingsniveauer i henholdsvis indledende samtaler, stafetsamtaler og workshops, samt opfordret til en åben dialog, både under og imellem faserne. Dette med henblik på at begynde en fælles samtale, samt invitere til prøvehandlinger i det små. Sammen med medarbejderne har vi belyst specifikke situationer i den nuværende arbejdsdag, og brugt disse til at opstille og diskutere mere spekulative fremtidsscenarier. Det har givet værdifulde indsigter til konkrete løsninger og anbefalinger til den videre proces. Dette har bl.a. udmøntet sig i de 5 principper, samt i et fælles manifest og tiltag hen imod en mere bæredygtig arbejdsdag for medarbejderne (dette uddybes i rapporten for projektet).

Borger- og virksomhedsrettede aktiviteter samles i stueetagen
Uderum og bevægelse integreres i indretningen
Møde- og samtalefaciliteter er ligesom fx køkken/kantineforhold fælles for de ansatte
Leder- og chefkontorer etableres på mindre kontorer med begrænsede mødefaciliteter
Mere rum for ideudvikling og fordybelse

“Vi skal opretholde strukturerne på tværs, der sikrer organisatorisk resiliens - altså, at vi skaber balance mellem det operationelle og det innovative. Vi skal øve os i at tænke i mulige scenarier i relation til den eksisterende strategi. Evnen, til at kunne veksle mellem disse to parametre, er yderst vigtig i forhold til vores handlinger i nuet, så vi kan forudse, hvad der skal afvikles, og hvad der skal udvikles (Gudiksen & Wright, 2021).”

Eksempel på sigtekort fra medarbejderudsagn fra stafet-samtaler.

Eksempel på arbejdsboard-workshop om fælles ressourcer.

“Samarbejdet med Designskolen Kolding har været inspirerende og hjulpet os med at indsamle og generere input fra vores ansatte på en ny og anderledes måde. Designskolens tilgang har i hele forløbet været løsningsorienteret og præget af en høj grad af fleksibilitet.”

Birgitte Stenderup, personale- og udviklingschef Esbjerg Kommune