Meningsfuld kommunikation til familien i krise

Blå mærker, for højt fravær i skolen, bøvl med det sociale eller adfærdsproblemer. Der kan være mange tegn på, at et barn ikke er i trivsel. Og alle, som observerer noget, der ikke forekommer helt godt, kan lave en indberetning til de sociale myndigheder. Det kan være en privatperson, men typisk vil det være en skolelærer, pædagog eller måske en skolesygeplejerske, der som faggrupper er pålagt en udvidet underretningspligt.
I Vejle Kommune stiles underretningen til kommunens Modtagerteam i Familie- og Handicapafdelingen, og det er den afdeling, Runa Eggers Rossau, nyuddannet designer fra Designskolen Kolding, har samarbejdet med om sit afgangsprojekt.

Ubesvarede spørgsmål skaber utryghed
”Når Modtageteamet får en underretning, er det deres opgave at indkalde familien til en samtale. Indkaldelsesbrevet er første skridt i en længere proces, og det er den kommunikation og proces, jeg er dykket ned i i mit eksamensprojekt, og har gendesignet,” fortæller hun.
Runa ønskede nemlig at gøre processen mere transparent for familierne, og dermed minimere mængden af ubesvarede spørgsmål, der kunne skabe angst og usikkerhed. Derfor analyserede hun alle de eksisterende berøringspunkter mellem kommune og familie, og ud fra det designede hun det, hun kalder en service-rejse, understøttet af flere produkter.

Fra klinisk til klar
”Det første element i rejsen er indkaldelsesbrevet. I den oprindelige form var det et meget ’klinisk’ brev, hvor baggrunden for indkaldelsen ikke fremgik, og hvor der ikke blev arbejdet med at afhjælpe nervøsiteten hos familien. I min version hjælper indkaldelsen familien til at forstå, hvad det hele drejer sig om – hvem der skal mødes, hvad vi skal undersøge sammen, og hvilke muligheder for støtte, familien eventuelt kan se frem til,” fortæller Runa.
Et mere lavpraktisk element i henvendelsen var en rejsevejledning.
”I min kommunikation indtænkte jeg noget så praktisk som parkeringsmuligheder og ruten hen til venteværelset, fordi det at finde vej til et offentligt møde, når man er nervøs, nemt kan bidrage med ekstra stress,” forklarer hun.

Møde i øjenhøjde
Ud over indkaldelsesbrevet har Runa også gendesignet en brochure, der går i dybden med forløbet, et frivilligt forberedelsesmateriale til forældrene med en række opgaver og et visuelt mødeværktøj. Sidstnævnte skal ligge på mødebordet – og ikke anvendes på for eksempel et whiteboard på væggen, for dermed er begge parter i øjenhøjde med hinanden i processen.
Runa Eggers Rossau er netop dimitteret som kandidat i Socialt Design med fokus på Kommunikationsdesign fra Designskolen Kolding. Hun arbejder allerede med grafisk design, og netop det visuelle element spillede en vigtig rolle i projektet.
”Jeg har arbejdet med det verbale – men også det visuelle. Det gør faktisk en forskel i sådan en sensitiv kommunikation, om man bruger en læsevenlig og imødekommende skrifttype,” forklarer hun.
Runa har modtaget feedback på projektet fra både forældregruppen og Modtageteamet, hvor sidstnævnte har meldt tilbage, at de ønsker at teste og implementere designløsningen sammen med Vejle Kommunes Innovationsteam.

”Jeg tænker, at der står noget med visuelt design i min fremtidige karriereplan, men kombineret med det sociale. Og i dette projekt har det været fedt at bruge mine kompetencer til at hjælpe folk i en sårbar situation på en meningsfuld måde.”

Fokusgruppe
En vigtig del af Runas designproces var den undersøgende fase, hvor hun arbejdede med den sårbare målgruppe.
”Ud over mit nære samarbejde med kommunens team fik jeg lov til at komme tæt på en forældregruppe, hvor størstedelen havde været igennem en underretningsproces. Det viste sig, at indkaldelsen til mødet typisk satte gang i en masse frygt og nervøsitet. For hvad kunne der ske? Den mest fundamentale frygt, der spontant opstod hos forældrene var, at kommunen kunne finde på at tage børnene fra dem. Men derudover var der også mange andre ubesvarede spørgsmål, og de blev udgangspunktet for at gendesigne hele processen.”

DESIGNEREN
Runa Eggers Rossau Kandidat i Kommunikationsdesign/ Design for People juni 2022, Designskolen Kolding.

KORT OM PROJEKTET
”Fra modtager til medspiller” Når en skolelærer, pædagog eller sygeplejerske i Vejle ser, at et barn mistrives, er det Modtagerteamet ved Familie- og Handicapafdelingen, der modtager bekymringen i form af en underretning. De indkalder barnets familie og netværk til et møde, hvor de i fællesskab skal forstå barnets situation, og finde ud af hvilken støtte kommunen kan give til familien. For mange familier er systemet og processen uigennemsigtigt, og det kommunale sprog kan virke uforståeligt eller hårdt. Derfor har Runa Eggers Rossau designet en service, som klæder forældrene på til mødet, og skabt værktøjer til et effektivt og ligeværdigt samarbejde mellem forældre og kommune.