Designtænkning i offentlig ledelse: En ny tilgang til innovation og samarbejde

Thomas Borup arbejder som centerleder i Randers Kommune i det, der hedder, Center for Autisme, Senhjerneskade og Læring. Centeret har fokus på at yde støtte til borgere med behov for botilbud, dagtilbud, klubtilbud og generel støtte i hverdagen og beskæftiger omkring 300 medarbejdere, heraf 15 ledere, der refererer til Thomas Borup.

Sammen med en gruppe ledere på tværs af handicap- og psykiatriområdet deltog Thomas Borup i 2024 i et skræddersyet kursusforløb på Designskolen Kolding med fokus på designtænkning.

Der er umiddelbart lidt langt fra din verden til designverdenen. Hvordan kan det være, I kastede jer ud i et forløb om designtænkning?

”Vi havde hørt om andre, der havde deltaget i et forløb og fået rigtig meget ud af det. Det vakte vores nysgerrighed. Konkret var det dog vores psykiatriindsats, der havde indledt et samarbejde med Designskolen Kolding og spurgte, om vi ville være med.

Mange offentlige forvaltninger, især på socialområdet, oplever, at ressourcerne er pressede, og at de eksisterende tilbud ikke altid rækker. Derfor er vi nødt til at tænke nyt. Ofte bliver det til en slags "gode idéers markedsplads", men vores økonomiske og ressourcemæssige situation kræver en mere systematisk tilgang til innovation. Her fandt vi designtænkning særligt interessant – for her er der virkelig struktur i processen.”

Hvordan oplever du det?

”Noget af det, der bliver ved med at overraske mig, er den helt konkrete måde, man forholder sig til den kreative proces på – især når det handler om at skære fra. Designtænkning giver nogle klare faser og redskaber, der hjælper med at finde ind til kernen: Hvad skal denne idé egentlig kunne? Og hvad skal være på plads for, at det kan lykkes? I min rolle arbejder jeg på det strategiske niveau og bidrager med strategier – det er ikke nødvendigvis mig, der får de gode idéer. Men det er afgørende, at jeg forstår, hvordan man arbejder indsigtsbaseret med dem.

På kurset nævnte de en undersøgelse fra Dublin Group, som viste, at kun 4 % af nye kreative idéer faktisk bliver til noget efter to år. Det gælder i erhvervslivet, men vi kan sagtens drage paralleller til det offentlige. Der er helt klare årsager til, at idéer ikke bliver ført ud i livet. Derfor var mit vigtigste budskab fra kurset, at det handler om at skære til og vælge fra – men også at se på de ydre rammer: Hvad skal der til, for at en idé overhovedet kan blive til virkelighed? Designtænkning giver et mere systemisk perspektiv, og kurset gav rigtig god plads til at dykke ned i netop det. Underviseren formåede virkelig at koble det til vores virkelighed.”

Hvilken konkret udfordring fra jeres hverdag arbejdede I med på kurset?

”Vi arbejdede helt konkret med idéer til at omlægge vores bostøtte. Som kommune skal vi sikre, at borgere med behov får hjælp til hverdagen – lige fra praktiske opgaver til struktur og postlæsning. Både ressourcemæssige og metodiske overvejelser gjorde, at vi ønskede at gentænke måden, vi yder støtte på. På kurset var vi en gruppe på 5-6 ledere, der dykkede ned i, hvordan en ny model kunne se ud. Det blev et værdifuldt forarbejde, som vi nu bygger videre på, efter der er truffet de nødvendige politiske beslutninger. Nu skal det ud at leve i praksis. Så kurset var virkelig kærkomment i forhold til at beskæftige sig med den her problemstilling.”

Har kurset forandret dit syn på design?

”Jeg har længe været fascineret af designprocesser, men kurset har virkelig åbnet mine øjne for, hvor disciplineret en proces det faktisk er. Og det gør det egentlig ret håndgribeligt, når vi skal arbejde med det i organisationen.

Vi arbejder med komplekse problemstillinger, hvor der sjældent findes ét svar, der passer til alle borgere eller situationer. Derfor har det været afgørende for mig at lære at stille de rigtige spørgsmål og skære ind til kernen af en problemstilling.

Og så er der hele tankegangen omkring prototyper. Man kan ikke planlægge sig ud af alt – nogle gange er man nødt til at teste ting i praksis for at se, hvad der sker, når de møder virkeligheden. De her små prøvehandlinger har været en virkelig værdifuld indsigt for mig.”

Vil du sige, at designtænkning helt har overtaget din tidligere tilgang til opgaveløsning?

”Ja, jeg vil sige, at det har erstattet min tidligere tilgang. Før handlede idégenerering ofte om at nedsætte en arbejdsgruppe med et kommissorium og så forvente, at de efter et par uger kom med en færdig løsning – måske efter nogle få lange møder. Men uden egentlig at overveje, hvordan selve processen burde være. Hvilke faser skal vi igennem for at sikre, at løsningen rent faktisk svarer på den problemstilling, vi startede med? Det er netop her, designtænkning gør en stor forskel.”

Oplever du, at designtænkning også har en effekt på relationerne og den måde, man arbejder sammen på?

”Ja, helt sikkert! Og jeg tror aldrig, vi har grinet så meget som på det kursus. Vi blev kastet ud i at visualisere problemstillinger og lave prototyper af sugerør, skumfiduser og alt muligt andet. Bare det at blive revet ud af hverdagen og skulle formulere sig på en ny måde over for hinanden gjorde en kæmpe forskel.

Vi har jo alle vores styrker – nogle er skarpe på ord, andre kommunikerer bedre med krop eller billeder. Men at skulle udtrykke sig gennem materialer skabte noget helt nyt. Og så blev det virkelig tydeligt, hvor vigtigt det er at sætte ord på: Hvorfor har du lavet netop den her prototype? Hvad signalerer den? Hvad kan den? Det gjorde idéerne mere konkrete – og samtidig hjalp det os med at skære ind til kernen. Det var virkelig fascinerende. Og så skabte det også en anden dynamik i gruppen, hvor vi fik et fælles billede af, hvad vi faktisk arbejdede med.”

Har kurset været med til at rykke dig også på et personligt plan?

”Kurset har virkelig skubbet til noget, jeg allerede havde i mig, og givet mit lederskab en ny dimension, som jeg kan bruge i praksis. Det med at turde træde ind på en anden banehalvdel og kommunikere på en ny måde – for eksempel ved at lave prototyper – uden at være bange for, at det bare er spild af tid. For det er det slet ikke, så længe man har klart for sig, hvad opgaven skal hjælpe med. Og her er der virkelig nogle stærke redskaber i designtænkning, som kan understøtte processen.”

Det lyder som om, det ikke har været helt nemt. Hvad har været udfordringen?

”Udfordringen har været at holde sig til disciplinen. Gang på gang kom vi til at springe nogle procestrin over. Og det kunne virkelig mærkes, for når vi sprang over de vigtige trin, endte vi ofte med at tale forbi hinanden eller overså et element, som vi ikke havde givet nok opmærksomhed. Når underviseren så kom med sine irriterende spørgsmål, kunne vi ikke svare ordentligt. Så det har virkelig vist mig, hvor vigtigt det er at følge metoden – ikke sådan rigidt, men der er bare nogle nødvendige skridt, man ikke kan hoppe over, hvis man vil få det fulde udbytte.”

Har I ambitioner om at ændre mere fundamentalt på den måde, I arbejder på?

”Jeg har en ambition om, at vi kan bruge de her metoder, der hvor jeg færdes. Jeg er ikke helt sikker på, om vi bare kan gå ud og sige: "Nu prøver vi det her," men jeg tænker, at det skal starte her. I de processer, jeg er en del af, tror jeg, at vi kan bruge det, fordi det er det, der skal bære det frem.”

Så det begynder med dig i din rolle som leder?

”Ja, præcis. Kurset begyndte egentlig som inspiration til at gøre tingene på en mere systematisk og anderledes måde. Vi arbejdede med cases fra vores eget liv, så at sige. På et tidspunkt kommer der en medarbejderinvolvering, og der vil det være relevant at se, om vi kan lave en designproces ud af det. Men vi er ikke helt der endnu.”

Vil du anbefale andre et kursus i designtænkning?

”Ja, det vil jeg. Men man skal være klar over, at man også selv skal bidrage aktivt. Det er ikke et forløb, hvor man bare kan sidde og suge til sig og tænke, "Nå, det var da interessant." Man skal være forberedt på at bidrage – nogle gange kritisk, for det kan være provokerende at blive udsat for så mange forstyrrelser. Og der er virkelig mange af dem. Især hvis man er sammen med folk, der har samme faglige baggrund, kan det være nemt at blive enige om, "Den klarer vi på den her måde." Men man skal være villig til hele tiden at lade sig forstyrre.”

Er det sådan nogle elementer, der gør, at det føles mere "levet" på en måde? Gør forstyrrelserne og de håndgribelige metoder det nemmere at implementere bagefter?

”Kurset er anderledes i sin natur, fordi man ikke kun lærer ny viden, men også aktivt bringer sig selv i spil – både fagligt og personligt. Her er der et samspil mellem det produkt, man arbejder med, og som materialiserer sig, og ens egen måde at agere på. Man ser tydeligt, hvordan ens handlinger påvirker resultatet, hvilket gør det anderledes end et kursus i fx en ny socialpædagogisk metode, hvor man måske kun fokuserer på metoden, ikke på samspillet mellem en selv og det, man producerer.”